В паспорте грузоподъемного крана имеются: чертеж крана с указанием основных размеров; кинематические схемы механизмов; схемы запасовки канатов; принципиальная схема управления электродвигателями, включая цепи сигнализации, освещения, а также указания по заземлению; чертеж укладки балласта и противовеса. Кроме того, в паспорте козлового крана должны быть чертежи прокладки троллейных линий; справка, подтверждающая, что подкрановый путь отвечает требованиям эксплуатации машины данного типа, и акт выполнения монтажных работ в соответствии с инструкцией по монтажу крана завода-заготовителя.

В паспорте отмечают дату поступления погрузочно-разгрузочной машины в эксплуатацию и указывают фамилию лица, ответственного за исправное состояние, отражают сведения о проведенных ремонтах металлоконструкции машины и замене механизмов, канатов, грузозахватных приспособлений. В паспорт заносят результаты технического освидетельствования и данные о регистрации крана.

Инструкция по монтажу содержит сведения, необходимые для технически правильного проведения монтажа, пуска и обкатки машин, монтаж которых должен проводиться только на постоянном месте их эксплуатации. В инструкции должны быть правила демонтажа машин и отдельных ее узлов и механизмов, перечень оборудования, используемого при монтаже, монтажные чертежи, схемы, справочные и другие сведения, необходимые для выполнения работ.

Инструкция по эксплуатации содержит материалы, необходимые для правильной эксплуатации машины (использования, транспортирования, хранения, технического обслуживания и ремонта) и поддержания ее в постоянной готовности к работе. Описание работ и операций в инструкции проводится в технологической последовательности их выполнения. В инструкции указываются способы выполнения работ, необходимые инструменты, приборы и специальное оборудование, мероприятия, проводимые обслуживающим персоналом при непредвиденных остановках или задержках в использовании. В описании работ особо выделяются операции, выполнение которых связано с принятием мер повышенной безопасности, а также приводятся указания, направленные на предупреждение повреждений машины. Наиболее трудные и сложные приемы разборки, сборки, монтажа и др. излагаются подробно и иллюстрируются соответствующими рисунками и схемами, позволяющими исключить различное, толкование отдельных положений и обеспечить правильную эксплуатацию машины.

Сменный журнал ведется в соответствии с требованиями Инструкции по эксплуатации погрузочно-разгрузочных машин. В журнале фиксируются сведения о техническом состоянии машины, о наличии топлива и приписанного инвентаря и инструмента при передаче машины по смене. Если в течение смены обнаруживаются неисправности и отказы, то, помимо констатации фактов, делается запись о проведенных работах по их устранению. Сменный журнал ведется на каждую погрузочно-разгрузочную машину. Разрешается ведение одного журнала на несколько малогабаритных погрузочно-разгрузочных машин, эксплуатируемых совместно в одном складе. Все записи в сменном журнале делают разборчиво с указанием даты и фамилии лица, сдающего и принимающего машину.

Выполненные мероприятия по содержанию погрузочно-разгрузочных машин в исправном состоянии отражают в журнале технического обслуживания и ремонта. Этот журнал должен вестись на каждую машину и содержать сведения о дате поступления машины на техническое обслуживание или ремонт, объемах проведенных операций и подпись лица, ответственного за выполнение работ. В графе об объемах работ указывается характер операций (крепежные, смазочные, сборно-разборные, замена изношенных деталей и т. д.) и наименование узла или механизма, к которому относятся эти операции. Согласно Инструкции по эксплуатации погрузочно-разгрузочных машин в журнал технического обслуживания и ремонта заносят результаты технического надзора с указанием оценки состояния машины и ее содержания обслуживающим персоналом. Помимо этого, в журнале делается запись об объемах обязательных первоочередных задач, направленных на улучшение технического состояния погрузочно-разгрузочной машины.

В журнале зарядчика-аккумуляторщика регистрируют операции по зарядке и обслуживанию аккумуляторных батарей электрических погрузчиков. Вести журнал обычно поручают персоналу подзарядочных станций. В журнале фиксируют сведения о длительности зарядки (время начала и окончания зарядки), плотности электролита, напряжении после зарядки, обнаруженных неисправностях и результатах их устранения. Все записи в журнале делают в строгом соответствии с макетом журнала, приведенном в Инструкции по эксплуатации погрузочно-разгрузочных машин.