Листы паспорта должны быть пронумерованы и прошнурованы. Паспорт хранят в техническом отделе у владельцев крана и передают вместе с краном новому владельцу.

Техническое описание и инструкция по эксплуатации — ТО придается крану заводом-изготовителем. Она состоит из двух разделов: часть 1 — техническое описание, часть 2 — эксплуатация крана. В первой части приведены: назначение и общее устройство крана; техническая характеристика крана; состав, устройство и работа деталей и механизмов, включая и электрооборудование; контрольно-измерительные приборы и приборы безопасности; инструмент и принадлежности. Во вторую часть ТО включены разделы: общие указания; указания мер безопасности; подготовка крана к работе; порядок работы на кране; характерные неисправности и методы их устранения; техническое обслуживание; указания по текущему ремонту; правила хранения и консервации.
В приложении к инструкции ТО приводятся электрические схемы крана, чертежи железобетонных плит балласта и противовеса, чертежи звеньев специальных крановых путей (если такие необходимы), карта смазки, допускаемые механические повреждения металлоконструкций крана, допуски на износ ответственных деталей механизмов, ведомость подшипников и манжетных уплотнений, свидетельство о консервации. Техническое описание и инструкция по эксплуатации хранятся на рабочем месте у машиниста, для чего в кабине крана предусмотрен шкафчик.

Инструкция по монтажу ИМ состоит из следующих разделов: указания мер безопасности; подготовка крана к монтажу; монтаж крана; монтаж крана по узлам; наладка; пуск, регулирование и обкатка; сдача крана в эксплуатацию; демонтаж; перевозка крана; приложения. В приложении приводятся электрические схемы крана, включая монтажные, и журнал кабельной разводки.

Инструкция ИМ может храниться как на кране, так и в специальном подразделении, занимающемся перебазированием и монтажом кранов.

Крановый журнал заводит организация-владелец крана. В нем отражается все, что связано с эксплуатацией, обслуживанием и ремонтом крана. Журнал является юридическим документом при разрешении вопросов, связанных с эксплуатацией, техническим состоянием и ремонтом крана, а также съемных грузозахватных приспособлений. В журнале указывается перечень лиц, ответственных за техническое состояние крана и его эксплуатацию; местонахождение крана; записывают сведения d ремонтных работах и осмотрах крана; учитывают наработку крана и его простои.

В крановом журнале записывают сведения о съемных грузозахват-j ных приспособлениях, состоянии заземления и крановых путей. Раздел журнала «Замечания о работе и техническом состоянии крана» заполняет машинист крана и лица, контролирующие его работу. Запись об устранении неисправности производят лица, устранившие неисправность.

Крановый журнал хранится в кабине крана вместе с инструкцией ТО, а при капитальном ремонте передается вместе с паспортом в ремонтную организацию.

Журнал приема и сдачи смен (вахтенный журнал) хранят также в кабине крана. Прежде чем приступить к работе, машинист знакомится с записями машиниста предыдущей смены, записывает результаты осмотра перед сменой и. расписывается в приеме смены. По окончании работы машинист заносит в журнал замечания о неисправностях, проведенных работах по их устранению и обслуживанию, и расписывается в сдаче смены.