Основным учетным документом является сменный рапорт о работе машины, а для транспортных машин — путевой лист. Эти документы ежедневно заполняет машинист и подтверждает мастер или производитель работ.

Сменный рапорт содержит данные, отражающие всю работу машины за смену: выработку по плану и фактическую, рабочее и полезное время, продолжительность простоев и их причины, фактический расход топлива и смазочных материалов.

Участковый механик на основании сменного рапорта дает указания машинисту и дежурным слесарям об устранении обнаруженных дефектов. Работы выполняются на основании наряда-задания. Необходимые для ремонта материалы выдают по специальному требованию. Оба эти документа подписывает механик.

Кроме рапорта машиниста, на каждую машину ведется специальный журнал, в который заносятся данные из рапорта и данные о состоянии машины при передаче ее бригаде следующей смены. О сдаче и приемке машины делают запись в журнале за подписью механиков обеих смен.

После оформления сменного рапорта и подписания его участковым механиком он поступает к учетчику, заполняющему’ на основании рапорта месячную карточку учета. В конце месяца по карточке подводят итог. В карточку заносят сведения о выработке, времени работы и простоях, причем отмечают простои по неисправности, атмосферным условиям и неиспользованию машины. Делают отметку о проведении технического обслуживания и ремонта, связанного с устранением неисправностей.

Суммарные данные о количестве отработанных часов машины за год и сведения о проведении капитальных ремонтов заносят в технический паспорт машины.

Паспорт машины является основным документом, отражающим комплектность машины, ее работу, техническое состояние, прохождение ремонта и передачу из одной организации в другую. Паспорта на строительные машины прилагаются заводами-изготовителями и составляются по определенной форме. Сведения о ремонте заносятся в паспорт на основании приемо-сдаточного акта.

Акт на приемку-сдачу машины служит для оформления приемки машины при ее поступлении в подразделение или при сдаче машины другому подразделению или в ремонтное предприятие.

Акт технического осмотра машин является документом, отражающим техническое состояние машины. Он составляется комиссией, назначенной на основании распоряжения или приказа по подразделению, при сдаче машины в ремонт, при техническом осмотре и при передаче машины от одного водителя к другому.

Сведения о техническом обслуживании и текущих ремонтах заносят в журнал учета.

В конце каждого месяца журналы сдаются в отдел главного механика или производственно-технический отдел организации, а содержащиеся в них записи вносятся в формуляр (паспорт) соответствующей машины.

Механики участков передают в отдел главного механика (или производственно-технический отдел) данные по наработке в момент контрольной проверки для корректирования времени остановки машины на техническое обслуживание или ремонт, определенный месячным планом-графиком. О внесенных уточнениях извещают участок технического обслуживания и ремонта и эксплуатационные участки.

Для обработки информации о наработке машин и выполнении технического обслуживания могут широко использоваться машиносчетные станции.

Контроль за соблюдением сроков остановки машины на техническое обслуживание и ремонт и их продолжительности осуществляет главный инженер (гл. механик) организации.

Кроме того, для контроля технического состояния машин, своевременности и качества выполнения плановых мероприятий по техническому обслуживанию и ремонту привлекаются общественные технические инспекции, в работе которых принимают участие опытные передовые рабочие и инженерно-технические работники.