Расход ТСМ, РЖГ и запасных частей учитывают с помощью заборных карт, в которых делают отметки о видах отпущенных на машину материалов, их количестве и сроках выдачи. Данные о ТСМ регистрируют машинист и заправщик, после чего их утверждает линейный механик. Запасные части и материалы на каждую машину отпускают со склада по требованию обслуживающего и ремонтного персонала, подтверждаемому линейным механиком.

Проведенная по машине модернизация, данные об ее обкатке и выполняемых контрольных испытаниях учитывает служба ППР. Все сведения заносят в паспорт машины.

Комплексный учет всех данных, связанных с проведением ТО и Т, целесообразно проводить с помощью ЭВМ, что позволяет значительно углубить анализ действия службы ППР, в частности наладить автоматический контроль выполнения графика ППР, расходов материалов и запасных частей, повысить оперативность составления отчетных данных.

Для решения возникающих при организации своевременного и качественного технического обслуживания проблем используют диспетчерскую службу, в задачу которой входит, в частности, сбор информации о техническом состоянии, месте пребывания и предполагаемых перебазировках машин, о состоянии средств проведения технического обслуживания и выполнения графиков ППР. На основе этих положений диспетчерская служба обеспечивает централизованное непрерывное руководство, контроль и регулирование работы средств технического обслуживания с помощью современных средств связи.

Оперативная часть работы диспетчерской службы заключается в контроле своевременного выполнения технических обслуживании и ремонтов, перебазировок машин, их заправки ТСМ и других операций, связанных с проведением операций ППР.

Деятельность диспетчерской службы отражает журнал диспетчера, в который заносят все отданные им распоряжения и отметки об их выполнении.

Правила сдачи машин в ремонт и их выдачи из ремонта устанавливаются согласно требованиям, изложенным в соответствующих ГОСТах.

Машина, которая будет передана в ремонт, проходит специальную обработку. При этом оформляют необходимую документацию. Машину моют, очищают, комплектуют сборочными единицами, готовят к хранению в соответствии с временем года (консервируют), упаковывают в надлежащую тару и защищают от механических повреждений, о чем составляют акт. Кроме того, из машины сливают охлаждающую жидкость, топливо, масло и рабочую жидкость гидросистемы, закрывают все ведущие во внутренние полости сборочных единиц отверстия, наносят антикоррозионные покрытия, пломбируют кабины и капоты, сообщают ремонтному предприятию об отправке машины и передают опись технического состояния машины. Комплекты инвентаря, а также ценные части и приборы чистят, смазывают и упаковывают отдельно.

К каждой машине, направляемой в ремонт, прилагают сопроводительный лист. Машины, транспортируемые на открытых платформах, сдают под охрану железной дороги.

Ремонтные мастерские принимают машины после наружного осмотра. По окончании разборки машины, поступившей в ремонт, составляют дефектную ведомость. Особое внимание обращают на описание изношенных деталей, перечисляют отсутствующие детали и инструменты.

После получения у администрации ремонтного предприятия уведомления об окончании ремонта организация, сдавшая машину в ремонт, обязана послать квалифицированного и знающего соответствующие технические условия представителя для приемки машины из ремонта, чтобы проверить качество его выполнения.

Подъемно-транспортные установки и оборудование, работающие под давлением и подлежащие регистрации в органах Госгортехнадзора, принимают после ремонта представитель этой организации и заказчик.

Машины с тормозами и фрикционными соединениями испытывают только под нагрузкой. Если в процессе испытаний обнаруживают дефекты, то их устраняет ремонтное предприятие, после чего испытания повторяют.

Основанием для приемки отремонтированной машины служат ведомости дефектов, рабочие чертежи, технические условия на ремонт, а также данные контрольных испытаний. Основное внимание при этом обращают на работу зубчатых и других передач, положение валов, состояние поверхностей трения, поступление смазочных материалов, крепежные детали, тормозные и фрикционные устройства, гидравлические и пневматические си- темы, системы управления и приборы.

Для выявления наружных дефектов средства механизации принимают до покраски. Машину окрашивают после подписания приемосдаточного акта.

При обнаружении во время эксплуатации машины неисправностей, возникших по вине ремонтного предприятия, организация, которой принадлежит машина, имеет право составить и послать на ремонтное предприятие акт-рекламацию, на основании которого оно обязано выполнить ремонт своими силами и средствами.