Типовая инструкция по эксплуатации (ИЭ) содержит сведения, необходимые для правильной эксплуатации (транспортирования, хранения, работы и технического обслуживания) крана и поддержания его в постоянной готовности к действию. На основании инструкции завода-изготовителя эксплуатирующее предприятие разрабатывает свою инструкцию по эксплуатации, которая отражает специфику работы на нем. Обычно в нее входят права, обязанности обслуживающего персонала; порядок приемки и сдачи смен; последовательность пуска и остановка машины, технологическая последовательность выполняемых операций; порядок технического обслуживания и устранения неисправностей; правила техники безопасности.
В инструкции по техническому обслуживанию (ИО) изложен порядок и правила выполнения технического обслуживания крана в различных условиях эксплуатации. Эта инструкция может входить в инструкцию по эксплуатации.

Ведомость запасных частей, инструмента и принадлежностей (ЗИП) устанавливает номенклатуру, назначение, количество и места укладки ЗИП и материалов, необходимых для эксплуатации и ремонта на начальной стадии использования крана.

На предприятии, эксплуатирующем краны, необходимо вести журнал перидических осмотров крана и крановых путей — крановый журнал. Записи в этом журнале производят слесари и электромонтеры, которым поручается осмотр кранов в сроки, установленные графиком планово-предупредительного ремонта. В журнале должны быть указаны лица, ответственные за исправное техническое состояние крана и его эксплуатацию, а также места их нахождений. При отсутствии специального журнала в данный записывают сведения о состоянии съемных грузозахватных устройств и тары. Журнал является юридическим документом при решении вопросов, связанных с эксплуатацией, техническим состоянием и ремонтом крана, а также грузозахватных устройств. Форму журнала и характер записей в нем устанавливает администрация предприятия. Запись об устранении неисправностей производят лица, выполнившие эту работу.

Каждый кран должен иметь журнал приемки и сдачи смен машинистами (сменный вахтенный журнал) с пронумерованными страницами, в который заносят замечания по техническому состоянию крана. Ведение журнала должны ежедневно проверять механик и электрик цеха.

Кроме этих журналов администрация выдает машинисту производственную инструкцию, содержащую основные положения безопасного производства работ при эксплуатации и обслуживании крана. Крановый и вахтенный журналы вместе с инструкциями хранят в кабине управления краном, а при проведении капитального ремонта журналы и инструкцию по эксплуатации передают на ремонтное предприятие. Экземпляр производственной инструкции вывешивают в кабине управления вместе с краткой инструкцией по безопасности труда и противопожарной инструкцией, перечнем наиболее часто перемещаемых грузов с указанием их массы, расположения центра тяжести и рекомендуемых схем строповки.