Ведомость запасных частей, инструмента и принадлежностей (ЗИП) устанавливает номенклатуру, назначение, количество и места укладки ЗИП и материалов, необходимых для эксплуатации и ремонта на начальной стадии использования крана.

На предприятии, эксплуатирующем краны, должен вестись жур­нал периодических осмотров крана и крановых путей — крановый журнал. Записи в этом журнале производят слесари и электромон­теры, которым поручается осмотр кранов в сроки, установленные графиком планово-предупредительного ремонта. В журнале дол­жны быть указаны лица, ответственные за исправное техническое состояние крана и его эксплуатацию, а также места их нахожде­ний. При отсутствии специального журнала в данный записывают сведения о состоянии съемных грузозахватных приспособлений и тары. Журнал является юридическим документом при решении во­просов, связанных с эксплуатацией, техническим состоянием и ре­монтом крана, а также грузозахватных приспособлений. Форму журнала и характер записей в нем устанавливает администрация предприятия. Запись об устранении неисправностей производят ли­ца, их устранившие.

Каждый кран должен иметь пронумерованный журнал приемки и сдачи смен машинистами (вахтенный журнал), в который зано­сят замечания по техническому состоянию крана. Ведение журна­ла должно ежедневно проверяться механиком и электриком цеха.

Кроме этих журналов администрация выдает машинисту про­изводственную инструкцию, содержащую основные положения без­опасного производства работ при эксплуатации и обслуживании крана. Крановый и вахтенный журналы вместе с инструкциями хранят в кабине управления краном, а при проведении капиталь­ного ремонта журналы и инструкцию по эксплуатации передают на ремонтное предприятие. Экземпляр производственной инструкции вывешивают в кабине управления вместе с краткой инструкцией по безопасности труда и противопожарной инструкцией, перечнем наи­более часто перемещаемых грузов с указанием их массы, располо­жения центра тяжести и рекомендуемых схем строповки.