В частности, структурой службы ТЭ и соответствующими ей должностными инструкциями устанавливаются определенные функции управления за всеми ИТР, составляющими блок управления системой ТЭ на уровне подразделения.

Планирование ТЭ предусматривает разработку и установление документации, определяющей и обеспечивающей функционирование и развитие системы ТЭ в соответствии с нормативными материалами. Разрабатываемая документация содержит перспективные и текущие планы, графики, заявки и задания по всем направлениям ТЭ ПТМ. Порядок и содержание документации определены ПТЭ и соответствующими положениями, инструкциями, распоряжениями, поступающими из верхних уровней структуры управления.

Организация ТЭ определяет порядок использования ресурсов ТЭ порта в данных условиях эксплуатации перегрузочных машин.

Учет результатов ТЭ ПТМ осуществляется на всех уровнях структуры управления для целей контроля, анализа, планирования и отчетности. Перечень показателей, объем и порядок сбора эксплуатационной информации определены ПТЭ, нормативно-директивными материалами и формами государственной статистической отчетности.

Внутренние связи системы ТЭ — между отдельными элементами — определены характеристиками элементов и существующей в порту организацией ТЭ ПТМ, внешние связи — тем, что система ТЭ порта, с одной стороны, входит в более крупные системы ТЭ пароходства и министерства (вышестоящие организации), с другой — система ТЭ — составная часть общей системы «Порт». Хотя система ТЭ порта в значительной степени действует как самоуправляющаяся система, самостоятельно принимающая решения по вопросам ТЭ ПТМ, внешние управляющие воздействия существенно влияют на ее функционирование.

Управляющие воздействия вышестоящих организаций реализуются через общепортовый блок управления системой ТЭ — технический отдел. Требования перегрузочного процесса удовлетворяются непосредственно системой ТЭ грузового района.

Технический отдел порта обеспечивает выполнение поступившего задания, направляя соответствующие распоряжения 4 исполнителям — подразделениям ТЭ порта (объектам управления) и контроля за ходом исполнения через внутреннюю обратную связь. Обратная связь позволяет корректировать указания исполнителям в зависимости от хода работ и изменения внешних условий, а также обеспечивает нормальное функционирование системы ТЭ в режиме самоуправления (без внешних управляющих воздействий). Отчет о работе представляет собой внешнюю обратную связь с вышестоящими системами и позволяет им осуществлять контроль и управлять системой ТЭ порта.

Указания технического отдела, поступающие в систему ТЭ района, реализуются через ИТР района (блок управления системой ТЭ этого уровня). Исполнителями (объектом управления) здесь являются бригады рабочих различных специальностей, выполняющие необходимые работы по техническому обслуживанию и ремонту машин. Второй вид внешних воздействий поступает в систему ТЭ района от эксплуатационной службы в виде требований — подготовить для нужд перегрузочного процесса определенные машины или восстановить отказавшие.. Обратная связь дает возможность эксплуатационникам своевременно вносить необходимые коррективы в перегрузочный процесс и не допускать длительных простоев транспорта в ожидании обработки. Внутренняя обратная связь по своему назначению аналогична обратной связи в системе ТЭ порта.

Главный инженер осуществляет руководство технической эксплуатацией машин в порту. С этой целью в его подчинении находится ряд отделов, количество и наименование которых зависит от категории порта. Непосредственно главному инженеру подчинена также центральная ремонтно-механическая мастерская (ЦРММ).

Технический отдел управляет технической эксплуатацией ПТМ путем контроля регулярности и качества выполнения мероприятий ТЭ инженерно-техническим персоналом грузовых районов. Технический отдел ведет учет ПТМ; решает вопросы их модернизации, замены и списания; обеспечивает районы технической документацией, следит за правильным ее ведением и осуществляет хранение в соответствии с ПТЭ; составляет заявки на новые машины, грузозахватные органы, запасные части, материалы и принимает необходимые меры для их реализации; разрабатывает планы и графики ремонта и ТО-2 машин, контролирует ход их выполнения и оказывает оперативную помощь службам ТЭ районов; ведет учет отказов машин, анализирует их причины и разрабатывает мероприятия по повышению надежности машин и совершенствованию их технической эксплуатации.

В штате технического отдела находится старший инженер (инженер), ответственный по надзору за машинами.

В состав технического отдела или в его подчинение входит конструкторское бюро, которое разрабатывает некоторую документацию по модернизации машин, изготовлению деталей и различных приспособлений.

Заместитель начальника района по механизации управляет ТЭ ПТМ и оборудования данного района, самостоятельно решая текущие вопросы обеспечения требуемой готовности перегрузочных машин.

Инженерно-технический персонал района состоит из групповых инженеров, за которыми закреплены ПТМ и оборудование района в соответствии с ПТЭ, инженеров-электриков и начальника (мастера) ремонтно-механической мастерской при ее наличии. В некоторых портах при большом количестве машин на район есть сменные инженеры, обеспечивающие работоспособность перегрузочных ПТМ в течение смены и соблюдение ПТЭ.