Взаимоувязанная перевозочная документация

Объем документации, требующейся для перевозки грузов или пассажиров, значителен, а в последнее время документация была подвергнута тщательному пересмотру, чтобы максимально увязать документы между собой. Это означает, что сведения, необходимые различным сторонам перевозочного процесса, размещаются на одних и тех же местах стандартного листа бумаги, часто формата А4. Например, почти все (грузоотправитель, транспортная организация, таможня, консульские отделы, коммерческие отделы, портовая администрация и грузополучатели) желают знать адрес, по которому отправлен груз. Нет никаких причин, препятствующих размещению этих сведений (имени и адреса грузополучателя) в одном и том же месте каждого документа (счет—фактура, транспортная накладная и т. п.). Если это сделано и если все аналогичные части информации расположены аналогично на стандартных местах листа, то можно разработать основную форму эталона, содержащую все Меобходимые сведения на нужных местах. С этого эталона, который нужно один раз тщательно проверить для обеспечения 100-процентной надежности, впоследствии можно получать необходимое число копий, используя современную множительную технику.

Затраты при обработке различных документов получаются небольшими. Обычно необходимо составить перечень потребных документов, например, по такому образцу:
счет-фактура — 5 экз.; консульский счет — 12 экз.; транспортная накладная — 4 экз.; свидетельство о происхождении груза — 3 экз.; таможенная форма 273(4) —3 экз.

Затем бланки необходимых документов собирают в картотеку вместе с проверенным образцом и передают служащему для копирования, который укладывает основной документ в копировальную машину и располагает различные бланки один за другим для быстрого пропуска. Система маскирующих листов позволяет оператору исключить из каждого документа сведения эталона, которые на данном документе не нужны. Например, может представиться нецелесообразным, чтобы водитель грузового автомобиля знал ценность перевозимого груза. Тогда на счете-фактуре, используемом в качестве транспортной накладной, маскируется место, где указана стоимость груза. Весь набор документов столь же точен, как и эталон, и не нуждается в проверке, поскольку на каждом из документов может появиться только та информация, которая имеется на эталоне. Исключается возможность индивидуальной подготовки каждого документа и появления на нем ошибочно скопированных цифровых данных. Одновременно все копии одинаковы по качеству. До появления такого способа подготовки документации машинистка, печатавшая несколько экземпляров через копирку, не могла обеспечить одинаковую четкость всех экземпляров. При новом способе все экземпляры одинаково четкие.

Система взаимосвязанных документов после ее наладки значительно облегчает конторские транспортно-складские операции, но требует постоянного совершенствования. В частности, осуществлены внутрифирменные связи и взаимоотношения с другими заинтересованными сторонами, такими, как гражданские организации зарубежных стран. В любой новой операции, например введение специального банковского счета для импортных грузов некоторых зарубежных стран, нельзя допустить, чтобы служащий в этой стране создавал форму для получения сумм по специальным счетам. Если все же они настаивают на такой форме, она должна быть включена во взаимосвязанную систему.