Управляющий орган должен принять решение: какое количество запасных частей и в какой номенклатуре должно находиться в запасе; в какое время производить пополнение запаса. Количество и номенклатура поставляемых запасных частей определяют суммовой объем закупаемой партии заказов.

Из сформулированного выше критерия образования запасов требуется определить размер и время закупки партий запасных частей. Необходимо также определить сроки оформления заказов с тем, чтобы они были четко фиксированы и соблюдались поставщиками. Сроки оформления заявок на запасные части сложились давно и заявочная кампания проходит за несколько месяцев до начала нового года и завершается в ноябре-декабре двусторонним подписанием договора на поставку.

Задачи управления запасами имеют важное значение в деле бесперебойного обеспечения запасными частями потребителей, так как с этим связано высвобождение оборотных средств предприятия, как бы замороженных в виде запасов.

Некоторые элементы общей задачи управления запасами следующие: система снабжения, спрос на предметы снабжения, возможность пополнения запасов, функции затрат, ограничения, стратегия управления запасами. Бесперебойное снабжение запасными частями СТО и владельцев автомобилей требует подробного рассмотрения каждого элемента задачи.

Системы снабжения подразделяются на централизованные и децентрализованные. Продукция, не распределенная Госпланом СССР (фондируемая), планируется к производству и реализуется в соответствии с планами материально-технического снабжения Госснаба СССР и его подразделений. Это так называемая централизованно распределяемая продукция.

Остальная продукция (децентрализованно распределяемая) планируется и изготовляется министерствами и ведомствами в основном для внутреннего потребления подведомственными предприятиями, а также для обеспечения предприятий, осуществляющих эксплуатацию и ремонт машин.

Спрос на изделия снабжения бывает случайный, стационарный или нестационарный. Случайный спрос на запасные части в упрощенном виде решения задачи управления запасами сводится к предположению, что заказы на изготовление запасных частей поступают в начале текущего периода (годовая заявка), причем временем на изготовление поставщиком партии изделий пренебрегаем. В автотехобслуживании спрос на запасные части по наименованию изделий в основном стабильный, но в количественном отношении зависит от конструкции и надежности конкретного изделия, условий эксплуатации автомобилей. Пополнение запасов может идти в форме мгновенной поставки или поставки через фиксированный интервал времени.

Функции затрат составляют в совокупности критерий эффективности принятой стратегии управления запасами и учитывают стоимость поставок; затраты, связанные с заказом новой партии запасных частей; оплаты штрафов и других издержек; расходы на хранение. Анализируя структуру издержек обращения снабженческо-сбытовых организаций, целесообразно рассмотреть статьи издержек исходя из основных задач, которые решают эти организации. Таковыми являются: нормирование запасов баз (центральные республиканские базы снабжения — ЦРБС, ММОРТ), складов областных производственных объединений и станций автотехобслуживания; рациональное сочетание транзитной и складской форм снабжения; рациональное прикрепление поставщиков к потребителям.

Расходы организации на издержки обращения учитываются по нескольким статьям: расходы по завозу товаров в зависимости от видов транспорта (железнодорожный, автомобильный); погрузочно-разгрузоч-ные и прочие работы; уплата поставщикам с учетом начислений и наценок.

Расходы по переработке, хранению и реализации запасных частей составляют: основная и дополнительная заработная плата; стоимость ремонта и содержания зданий, сооружений, оборудования, инвентаря; проценты за предоставление кредита; оплаты за тару и прочие виды оплат, не возмещаемые покупателями. Расходы на заработную плату прежде всего включают в себя выплату за сортировку, подработку и упаковку товаров.

Непроизводительные расходы связаны с покрытием недостачи товаров в пути и при хранении в пределах норм убыли, потерь от порчи товаров и потерь по недостачам, растрат и хищений товаров в связи с отказом суда за необоснованностью исков, недостач товаров сверх норм убыли.

Определенная доля издержек складских баз идет на покрытие расходов по содержанию административно-управленческого аппарата. Основные издержки обращения из числа рассмотренных относятся к транспортным расходам, не возмещаемым покупателями.

Взаимосвязанность рассмотренных основных задач, решаемых на центральных базах, предполагает установление определенной последовательности их решения. Вначале решается задача нормирования запасов на базах и складах, а также установление рационального сочетания транзитной и складской форм снабжения на основе статистического анализа расходования и поступления партий запасных частей. Следующей решается задача рационального прикрепления поставщиков к потребителям. Например, ММ.ОРТ, размещенный в Челябинске, обслуживает регион, в который входят областные производственные объединения автотехобслуживания Приуралья, Урала и Зауралья.

Центральные базы и областные склады проводят хозяйственную политику, направленную на сокращение сверхнормативных запасов на предприятиях автотехобслуживания и на повышение складской формы снабжения. На всех базах и складах используются капитальные вложения и амортизационные средства, направляемые на реконструкцию и расширение действующей сети складов, чем обеспечивается прирост товарных запасов и улучшение обслуживания заказчиков. С увеличением объема заказа возрастает уровень механизации складских операций и сокращается время исполнения, в связи с чем затраты на условную единицу комплекта запасных частей снижаются.

Ограничения в задаче управления запасами автомобильных запасных частей в основном бывают на объем поставки, на максимальную стоимость, на максимальный объем запасов. Учитываются и другие ограничения: на среднюю стоимость, на максимальный вес, на число поставок в заданном интервале времени, на вероятность недостачи.

На ЦРБС или ММОРТ хранится полная номенклатура запасных частей к автомобилям «Запорожец», «Москвич», «Жигули», «Волга» и др.; на СТО — минимальное количество наименований, наиболее часто пользующихся спросом и обеспечивающих безопасность движения. Пополнение запасов по постоянно расходуемой номенклатуре, а также обеспечение СТО наименованиями, не входящими в постоянную номенклатуру, но потребовавшимися для ремонта, обеспечивается путем плановых и внеочередных поставок запасных частей с ЦРБС или ММОРТ. Интервалы плановых поставок с ЦРБС на станцию устанавливаются в размере недели, двух недель и 1 раза в месяц или квартал с учетом наличия на базе или СТО транспорта для перевозки запасных частей.

Рассчитанные нормы запаса должны обеспечить бесперебойность удовлетворения потребности в них в период между поставками при минимальном размере запасов. Эти нормы в последующем могут быть откорректированы с учетом «формулы экономического заказа» (формулы Уилсона). Однако в настоящее время примененение этого метода для нормирования запасов на СТО невозможно из-за отсутствия на СТО и ЦРБС учета издержек по заказу и хранению запасных частей, входящих в качестве основных величин в формулу Уилсона.

Нормы запасов рассчитывают для каждого наименования запасных частей в виде двух уровней: максимального (Зтах) и минимального (3min). Максимальное количество запасных частей на СТО образуется в момент очередной поставки. Оно складывается из текущей части и страховой надбавки. Причем деление запасов на текущие, страховые и другие виды применяется только при установлении норм запасов. Фактически на складах на СТО обеспечивают непрерывность производства ТО и ремонта автомобилей. Предполагается, что чем больше запасов, тем лучше обеспечивается производственный процесс. Однако с ростом запасов все больший объем товарно-материальных ценностей отвлекается от непосредственного участия в процессе производства. Наличие сверхнормативных, а подчас излишних запасов отрицательно влияет на работу СТО, так как замедляется оборачиваемость оборотных средств, наблюдается их нехватка.

Текущая часть запаса представляет собой основную часть запаса и предназначена для нормального обеспечения потребности СТО в период между поставками. Страховая надбавка предназначена для обеспечения производственного процесса СТО в течение времени, необходимого работнику СТО для заказа запасных частей, комплектования партии поставки центральной базой, доставки запасных частей на СТО и подготовки деталей к выдаче. Если текущая часть запаса является величиной переменной, изменяясь от наибольшего значения в момент поставки до нуля перед предстоящей поставкой, то страховая надбавка должна быть величиной постоянной. При ее уменьшении необходимо немедленно принимать меры к доведению ее до нормы при очередной поставке. Страховая надбавка при нормировании запасов для СТО не рассчитана на случай отклонения фактических условий поставок от предусмотренных планом-графиком, так как страховой запас предусматривается для транзитных поставок и не рассчитан для складских поставок со снабжен-ческо-сбытовых баз, какой является центральная база снабжения. Для снабженческо-сбытовых организаций автотехобслуживания характерна большая (несколько десятков тысяч) номенклатура запасных частей и большое число поставщиков, осуществляющих поставки на центральные (региональные) и областные склады этих организаций по одной и той же номенклатурной позиции.

Управление запасами описывается различными системами с применением многочисленных математических моделей их решения. Для управления запасами автомобильных запасных частей на предприятиях автотехобслуживания достаточно знать и использовать простейшие решения.

Предметом нашего рассмотрения является связь между количеством запаса (3), имеющегося на складе, и временем (Т), для которого рассматривается этот запас. Под запасом понимаются автомобильные запасные части и рассматривается их поступление, хранение и расходование. Рассмотрим упомянутые изменения запасов.

Рис. 11. Графики изменения запасов:
а — изменение запасов постепенное; б — дефицит (недостача) полностью исключается; в — случай мгновенной поставки; г — дефицит не допускается, заказы выполняются мгновенно

Сроки поставки зависят от транзитной нормы отгрузки продукции поставщиками и могут колебаться от нескольких дней до 2 мес. Продолжительность поставки зависит от процесса изготовления запасных частей на заводе (переналадка оборудования, получение материала) и способа транспортировки изделий до получателя.

Эффективность поставок зависит от экономико-математического обоснования норм переходящих (страховых) запасов, а также их верхних и нижних контрольных значений, но практически в упрощенном виде определяется сложившимися статистическими характеристиками поставок. Статистические данные о времени поставок, основанные на договорных началах между поставщиком и покупателем, в основном соответствуют допущению о суммировании случайных времен на каждой фазе: производство и транспортировка.

Поэтому при определении среднего интервала между поставками необходимо учитывать общее количество поставщиков на конкретную базу хранения, где создаются условия увеличения запаса. Интервал поставок определяют как интервал между очередными пополнениями запаса на складе независимо от того, какой поставщик поставил очередную партию запасных частей.

Между автомобильными заводами (поставщиками) и центральной республиканской, зональными (ММОРТ) базами хранения сложились длительные договорные отношения. Стабильные и длительные договоры имеются и со следующей товаропроводящей точкой — областным складом системы автотехобслуживания. Поставка изделий идет по определенной номенклатурной позиции и норма запаса определяется непосредственно по количеству дней между очередными поставками. Сроки поставок регламентируются согласованными графиками отгрузок, прилагаемыми к хозяйственным договорам.

Многообразие условий работы предприятий системы автотехобслуживания, а также методов распределения и планирования запасных частей предопределяет необходимость использования различных форм снабжения. Эти формы проявляются, например, в способах движения запасных частей в процессе реализации, в степени участия снабженчески-сбытовых организаций в процессе обращения запасных частей. В зависимости от условий поступления запасных частей от заводов-изготовителей на базы снабжения, ММОРТ и СТО применяются транзитная и складская формы снабжения.

При транзитной форме снабжения заводы-постав-щики поставляют запасные части непосредственно на СТО или в магазины, минуя базы и ММОРТ. Прямые договорные связи обеспечивают сокращение времени нахождения запасных частей в сфере обращения и снижение издержек обращения, так как экономятся расходы на погрузочно-разгрузочные работы и хранение запасов на базах. Однако применение транзитной формы приводит к образованию на СТО и в магазинах излишних запасов, потребность в которых ниже транзитных норм, или, иначе говоря, минимально допустимого количества запасных частей, отгружаемых заводом-поставщиком по одному заказу. Применение такой формы снабжения возможно, когда потребность предприятия в запасных частях в данном календарном периоде не меньше установленной для этого вида запасных частей транзитной нормы. Кроме того, применение транзитной формы снабжения приводит к некомплектной поставке запасных частей по номенклатуре, к их недостаточно эффективному использованию, увеличению срока пребывания изделий в производственных запасах на СТО.

Складская форма снабжения обеспечивает оперативное планирование поступления и расхода запасных частей на складе СТО определенной производственной мощности с учетом их остатков. На основе информации, отражающей связь условий эксплуатации автомобилей, принадлежащих гражданам, и потребностей в замене запасных частей при данной форме снабжения запасные части первоначально поступают на республиканские межобластные базы и ММОРТ. Затем они распределяются по заявкам СТО и магазинов в нужных количествах и в требуемое время с учетом сезонности спроса. Особенно широко эта форма снабжения используется при обеспечении мелких и средних СТО. Складская форма позволяет предприятию заказывать и получать изделия в нужном количестве исходя из его действительной потребности. С баз и ММОРТ запасные части можно завозить чаще, чем при транзитных поставках, так как объем разовой партии не регламентирован. Все это способствует сокращению производственных запасов на СТО и уменьшению сверхнормативных запасов.

Преимущество складской формы снабжения заключается также в том, что она создает предпосылки для обеспечения комплектности поставляемых запасных частей. Это гарантирует выполнение услуг в полном объеме. СТО получает запасные части нужной номенклатуры не от нескольких заводов-поставщиков, а от одной базы. Это позволяет точно согласовать сроки поставки независимо от сроков изготовления деталей заводом-поставщиком. Кроме того, заводы-изготовители запасных частей выдают потребителям неходовые детали, для производства которых имеется возможность. Складская форма позволяет уменьшить их поставки.

Одним из основных направлений. повышения эффективности и интенсификации общественного производства является ускорение оборачиваемости оборотных средств. Это связано с дальнейшей концентрацией запасных частей в сфере обращения, увеличением их доли на базах ММОРТ как более мобильных запасов. Оптимальное соотношение между транзитным и складским способами продвижения запасных частей от изготовителей к потребителям не только ускоряет оборачиваемость материальных ресурсов, но оказывает существенное влияние на уровень издержек производства и обращения, а также на улучшение экономических показателей деятельности службы снабжения. В то же время при обслуживании автомобилей, принадлежащих гражданам, систематически возрастает доля складского снабжения. Эта форма для СТО эффективней транзитной.

При складской форме снабжения наиболее важно решить, как правильно организовать доставку запасных частей потребителям с баз — самовывозом или централизованно. При самовывозе подвижной состав (грузовые автомобили) принадлежит СТО и производственным объединениям или арендуется ими. Базы снабжения в этом случае несут ответственность лишь за предоставление запасных частей. Самовывоз не позволяет организовать ритмичную работу баз и ММОРТ и эффективно использовать автомобили. Кроме того, он увеличивает затраты потребителей, связанные с доставкой изделий. При централизованной доставке запасных частей осуществляется комплекс работ, связанных с подготовкой на складах грузов к вывозу, и доставка их потребителям собственным или привлеченным транспортом. Потребитель (СТО, магазин, объединение) обеспечивает разгрузку и прием продукции.

Номенклатура запасных частей рыночного фонда к легковым автомобилям, используемых при техническом обслуживании и ремонте, содержит от 1500 до 1900 наименований для каждой модели автомобиля без учета крепежных и нормализованных изделий. Перечень запасных частей для автомобилей каждой модели систематически уточняется на основании данных о фактическом расходе в зависимости от условий эксплуатации и долговечности деталей, узлов и агрегатов. В номенклатурных тетрадях объединения «Рос-автотехобслуживание» для заказа на 1988 г. имелось только по автомобилям базовых моделей 11 558 наименований запасных частей.

Складская или транзитная форма снабжения не позволяет учитывать возможности производства запасных частей повышенного спроса на заводах-изготовителях. Это объясняется различием в условиях производства на СТО и на заводе-изготовителе деталей. Главная цель, для достижения которой предназначена станция обслуживания,— удовлетворение спроса населения на ТО и ремонт принадлежащих ему легковых автомобилей. Для завода же удовлетворение данного спроса играет подчиненную роль, поскольку созданный им продукт — запасная деталь — может существовать в виде запаса на складе и потребляться не в данный момент, а в будущем.

Завод планирует свою работу согласно годовой заявке. Поэтому номенклатура выпускаемых им запасных частей в течение года остается постоянной, а изменение спроса влияет в первую очередь на ритм работы СТО. На складах станций начинают скапливаться сверхнормативные запасы деталей, не пользующихся спросом. На другие же детали возникает дефицит. Это усиливает искусственный спрос на запасные части, стимулирует стремление владельцев автомобилей иметь их про запас и тем самым существенно ослабляет требования к качеству и условиям поставок.

Согласованные действия заводов-изготовителей запасных частей с конкретной потребностью в отдельных их видах становятся важным шагом в де‘ле дальнейшего совершенствования управления выполнением и качеством услуг, которые предоставляют владельцам личных автомобилей СТО.

Сложность и многообразие связей, формирующихся в процессе функционирования системы снабжения запасными частями к легковым автомобилям, большие потоки информации, огромный ассортимент наименований изделий (десятки тысяч) обусловили необходимость создания и внедрения автоматизированных систем учета в материально-техническом снабжении (АСУ МТС).

Автоматизированная система учета в материально-техническом снабжении функционирует на центральной республиканской базе снабжения, которая построена в Московской обл. около железнодорожной станции Бронницы по проекту ПромтрансНИИпроекта. База предназначена для приема от автомобильных заводов запасных частей к легковым автомобилям. Технология переработки грузов на базе включает: прием запасных частей по количеству и выборочный контроль их качества; хранение запасных частей на стеллажах и в специальной таре при напольном размещении и комплектации; упаковку и отгрузку запасных частей на СТО и в объединении.

Задачи, решаемые в сфере обеспечения автомобильными запасными частями, характеризуются значительной сложностью и большой размерностью. Сложность большинства задач не позволяет осуществить их полную формализацию, поэтому в процессах решения значительную роль играют мнения, здравый смысл, рассудительность, взгляды как дополнения к статистическому материалу.

Решения, принимаемые в снабжении запасными частями, чувствительны к информационной базе, на которой они основываются. Меняется показатель наличия остатков (объем данных), меняется и результат заказа. При этом к решению проблемы подключаются специалисты других функциональных групп (мастер производства, диспетчер, приемщик заказов), находящихся на других уровнях управления, чем специалист по запасным частям, и последнему приходится объединять свою информацию с информацией, имеющейся у других специалистов, а затем принять решение.

При снабжении запасными частями возникает большой объем данных, приближающийся к пределу человеческих возможностей по их обработке. Суточный объем информации, приходящийся на одного работника системы управления снабжением, составляет до 7 тыс. знаков. Методы ручной обработки по сбору и переработке данных о наличии и движении запасных частей базе и складе в отдельных случаях преобладают и занимают 75—90% всего объема работ по управлению запасами. В результате у работников снабжения ощущается недостаток времени на творческую, аналитическую работу, что снижает качество управления запасами.

Эти и другие особенности управленческого труда в снабжении запасными частями делают актуальным использование электронно-вычислительных машин и создание автоматизированных систем управления. Эти системы создаются не только при ЦРБС и ММОРТ, но и на областных складах производственных объединений автотехобслуживания, а также на СТО.

В системе функционального построения АСУ обычно выделяются пять функций: планирование, оперативное управление, организация, учет и контроль, стимулирование. Первая функция — это планирование номенклатуры запасных частей, и их количества, определение потребности и ресурсов, загрузки производства, составление плана распределения и его реализации, выпуска (распечатка) соответствующих и сопровождающих товар документов.

В основу оперативного управления положено перепланирование, информационное обслуживание, оперативное маневрирование резервами, анализ хода выполнения плана товарооборота и принятие оперативных мер. Эти функции применимы при соблюдении принципа обратной связи, т. е. когда информация поступает от исполнителей (складов СТО и объединений) на центральные базы и можно установить возникшие отклонения от заданных параметров.

Учет и контроль связаны с процессом управления, хранения и движения запасных частей, так как осуществляют выборочное и сплошное наблюдение за количественной и качественной обработкой информации. Контроль и учет осуществляются в процессе получения изделий от поставщиков, рассортировки и размещения по местам хранения на складе, а также в процессе отгрузки потребителям.

Функция организации процесса управления запасами отличается значительной сложностью, потому что приходится решать задачи по подбору, обучению и расстановке кадров, разработке и совершенствованию структуры склада и системы управления, созданию эффективной системы управления запасами.

Стимулирование связано с разработкой и осуществлением комплекса мер морального и материального поощрения за выполнение основных производственных показателей и прежде всего товарооборота.

Математическое обеспечение АСУ строится с учетом специального обеспечения решения отдельных задач и математического обеспечения ЭВМ. Создается совокупность математических и логических программ для переработки информации на ЭВМ. Для АСУ управления запасами — это программы расчета потребности в запасных частях, составление заявок на них, учет, финансовые расчеты с поставщиками и получателями.

Математические методы, применяемые при решении задач в АСУ,— это методы математического программирования, математической статистики, сетевого планирования поставок, исследования операций и др.

Территориальные и местные (на станциях) автоматизированные системы учета совместно с центральными решают задачи планирования товарооборота, составления ежегодных заявок на запасные части, мобилизации внутренних ресурсов, подсчета издержек обращения и прибыли, оперативного маневрирования ресурсами, выбора форм снабжения.