На станциях обслуживания автомобилей постоянно остро стоит вопрос повышения качества управления путем применения новых методов сбора, обработки и выдачи оперативной информации. Решение этой задачи имеет важное значение для комплексного совершенствования механизма управления процессами технического обслуживания и текущего ремонта автомобилей, а также для управления запасами деталей и материалов на складах.

Организационная структура СТО состоит из управляющей (персонал управления) и управляемой (основное производство) частей. В рамках этой структуры процесс управления ТО и ремонтом автомобилей является непрерывной последовательностью действий, направленных на достижение основной цели работы станции — обслуживание планируемого количества автомобилей при обеспечении требуемого качества ремонта.

Характер отношений между управленческим персоналом станций и производством обусловлен разделением труда, которое у работников управления имеет иную материальную основу по сравнению со специалистами основного производства. Она заключается в разделении труда на основе информационных процессов.

Разделение труда в управлении СТО основано на различных видах информации и строится с учетом специализации отдельных работников — директор, мастер, бригадир, экономист, бухгалтер, инженер по снабжению, приемщики стола заказов. Их деятельность проявляется в ходе обмена и последовательной обработке документов, несущих определенную информацию о производстве. Поводом к подобному разграничению и детализации функций управления явился информационный барьер, возникший вследствие нарастания объема различной информации. При этом известно, что количество информации растет пропорционально половине квадрата числа производственных единиц, участвующих в обмене информацией. Например, на станции малой мощности, где выполняется небольшой объем работ и происходит совмещение функций управления в обработке заказа-наряда, несущего основную информацию о производстве, участвуют четыре структурных подразделения: прием заказов и автомобиля, бухгалтерия и касса, склад, основное производство (посты ТО и ремонта). Это значит, что между ними образуется шесть каналов связи, по которым происходит информационное взаимодействие различных служб предприятия (рис. 13, а).

Рис. 13. Число каналов информации на СТО малой (а), средней (б) и большой (в) мощности

На станциях средней мощности, где с ростом производства происходят детализация и разграничение функций служб, в обработке документов участвуют уже шесть структурных подразделений. В этом случае число каналов информационного взаимодействия возрастает до 15 (рис. 13,6).

На крупных станциях в операциях обработки производственных документов участвуют 10 подразделений. Число каналов информационного взаимодействия в этом случае достигает 50 (рис. 13, в).

Главным руководителем СТО является директор. Он принимает решение и обеспечивает прохождение его в управляемую часть производства. Вся организаторская работа директора направлена на решение двух неразрывных основных задач: хозяйственно-практическая работа и воспитание коллектива. Работа директора, диспетчера, мастеров и приемщика стола заказов сводится к ежедневному решению оперативно-производственной задачи загрузки рабочих постов. Планировать ее надо так, чтобы удовлетворить потребность заказчиков в ремонте автомобилей и выполнить производственный план.

Задачи оперативно-производственного планирования, учета и управления на СТО заключаются в следующем. Во-первых, планируется выполнение однозначно законченных узкоспециализированных работ. К ним относятся отдельные виды работ: мойка автомобиля, проверка и регулировка развала и схождения передних колес, комплексные виды ТО, жестяницко-сварочные или окрасочные работы, смена масла. Во-вторых, планируется выполнение работ на автомобиле, поступающем с заявкой на сложный ремонт. Работы в этом случае приходится выполнять на нескольких различных рабочих постах, а часто и на разных участках станции. На СТО учитываются количество автомобилей, обслуженных и отремонтированных за день, декаду, месяц, а также суммарный объем реализации бытовых услуг населению (в тыс. р.) за тот же календарный период, который сопоставляется с плановыми показателями.

Важным элементом управления производством является диспетчеризация производственного процесса, начиная от приемки и кончая выдачей готовых автомобилей, предусматривающая планирование приемки, ведения очередности, регистрации поступления, ремонта и получения автомобилей. Организует работы на участках СТО мастер или начальник производства. Для улучшения оперативного руководства работой производственных участков выделяется диспетчер производства. Лица, выполняющие обязанности диспетчеров на СТО, ведут учет ремонтного фонда, представляют сведения о его наличии, составляют заявки на запасные части и материалы, осуществляют контроль за сроками ремонта транспортных средств и принимают меры к их сокращению, планируют загрузку участков ремонтной зоны на месяц, а зоны ТО — постоянно. Предварительно комплектуют автомобили запчастями согласно дефектным ведомостям и контролируют движение автомобилей в ремонтной зоне.

Схему оперативного управления производством можно представить в следующем виде: прибывший на СТО заказчик направляет автомобиль диспетчеру, приемщику и дальше на участок (мастеру). Диспетчер имеет в своем распоряжении комплектовщиков, которые специализированы по участкам. На складе также есть комплектовщики. Таким образом образуется цепочка от приемки автомобиля до склада. Причем комплектовщики на складе обеспечивают оперативность подачи запасных частей на рабочие места (обычно именно на этих операциях теряется много времени и нарушается непрерывность цикла обеспечения производственного процесса). Сосредоточение в одних руках таких операций, как прием автомобиля, установление сроков исполнения заказов и очередности их выполнения, распределение, получение и доставка на рабочие места запасных частей, обеспечивает повышение качества оперативного управления, вносит определенный порядок в организацию производства, повышает качество услуг.

Диспетчеризация производства позволяет определить занятость постов и рабочих, место нахождения автомобиля, вид работ, выполняемых в данный момент, и сроки передачи автомобиля с поста на пост, с участка на участок, а также степень готовности автомобиля и сроки окончания ремонтных работ. Диспетчеризацию следует рассматривать как звено, неразрывно связанное с административными и производственными этапами. Диспетчеризация является неотъемлемой составной частью оперативно-производственного планирования и его непосредственным продолжением, осуществляет контроль и регулирование хода производства ТО и ремонта, охватывает все участки и звенья предприятия с целью обеспечить равномерную загрузку всех рабочих постов СТО и бригад.

Диспетчеризация обеспечивает: непрерывный оперативный учет и текущую информацию о практическом ходе работ по выполнению установленных заданий; координацию работы взаимосвязанных звеньев производства в целях обеспечения ритмичной работы; организационное руководство оперативной подготовкой всего необходимого для выполнения работ; принятие оперативных мер по предупреждению и устранению перебоев в ходе производства в целях снижения времени простоя автомобилей в ТО и ремонте, увеличивая тем самым пропускную способность СТО и производительность ремонтных рабочих.

Заказы на выполнение ТО и ремонта автомобилей подаются в форме заявки на производство работ. Прием к исполнению заявки заказчика оформляется заказом-нарядом, в котором указываются все виды и объемы работ, а также срок выполнения заказа. При оформлении заказа-наряда составляется акт комплектности автомобиля, в котором указываются данные о комплектности и годности агрегатов, узлов и принадлежностей. Заказ-наряд заполняется в четырех экземплярах: первый передается в бухгалтерию, второй сопровождает транспортное средство в производстве, третий поступает на склад для получения запасных частей и материалов, четвертый — заказчику.

Выполнение непродолжительных по -времени услуг, таких, как подкачка шин, моечно-уборочные, диагностические и другие работы, производится на основании заказа-квитанции. Заказ-наряд и заказ-квитанция являются основными первичными документами для учета выполненных работ по ТО и ремонту автомобилей на СТО и предназначены для оперативного диспетчерского управления производством, соответствующих бухгалтерских расчетов с заказчиком и работниками СТО, а также для сбора статистической информации.

Особые трудности в управлении производством возникают в случае поступления малого числа заявок на ремонт небольшой трудоемкости и большого числа заявок на ремонт большой трудоемкости. Для выполнения суммарного плана реализации бытовых услуг можно выполнить ремонт большого количества автомобилей с малым объемом работ или ремонт нескольких автомобилей с большим объемом работ. Например, жестяницко-сварочные или окрасочные работы на одном автомобиле по стоимости работ эквивалентны обслуживанию многих десятков автомобилей, требующих мойки или замены масла.